Choisir son système d'information partagé
Critère socle important du Règlement Arbitral et à présent de l’Accord Conventionnel Interprofessionnel, le système d’information partagé doit répondre :
- aux besoins de la pratique individuelle,
- aux besoins de la pratique pluriprofessionnelle.
Il doit également permettre :
- le pilotage de l’activité,
- la gestion de la Maison de Santé ou du Pôle de Santé,
Il n’existe pas de recette miracle pour choisir le bon logiciel qui répondra aux besoins d’une équipe pluriprofessionnelle.
La mise en œuvre du système d’information partagé représente un investissement certes financier mais surtout humain. Le passage à une solution commune nécessite d’y réfléchir rigoureusement. Il convient d’y accorder le temps nécessaire.
Un système d'information labellisé
Les pouvoirs publics ont souhaité donner aux professionnels des repères pour les aider dans leur choix de logiciel. Ainsi, depuis 2012, un label est attribué aux logiciels répondant aux exigences fixées par l’ASIP : « e-santé Logiciel Maisons et Centres de Santé ». Ce label s’adresse aux Maisons de santé, CPTS et Centres de Santé et permet ainsi de répondre au critère relatif au système d’information partagé dans l’accord conventionnel interprofessionnel.
Les logiciels doivent :
- répondre aux besoins des professionnels de santé : tant pour l’exercice individuel que pour la coordination pluriprofessionnelle, mais aussi au pilotage de l’activité et la gestion de structure ;
- respecter la réglementation : conditions d’hébergement des données, dématérialisation des feuilles de soins, aide à la prescription médicamenteuse ;
- être compatibles avec le DMP.
Il existe deux niveaux de labellisation :
- Niveau Standard (fonctionnalités minimales nécessaires au fonctionnement de la structure)
- Niveau Avancé
Depuis le 1er janvier 2017, les éditeurs de logiciel répondent aux exigences de la version 2 du label. En effet, l’ASIP a élaboré un nouveau référentiel technique, afin de répondre au mieux aux besoins des équipes de soins primaires.
Choisir son système d'information partagé : les étapes
Etape n°1 : établir un groupe de travail
Il est nécessaire d’impliquer l’ensemble des professionnels de santé de l’équipe. Néanmoins, « un chef de projet » (ou un binôme « chefs de projet ») peut guider, organiser le travail et en être le référent. Il sera l’interlocuteur privilégié dans la MSP mais aussi auprès des éditeurs et des partenaires éventuels.
Il est également utile de désigner, au sein de la MSP, un représentant pour chaque profession de santé. Les représentants recueilleront les besoins de leurs collègues et les informeront de l’évolution du projet.
Etape n°2 : faire un état des lieux
Les questions à se poser :
- Pour chaque professionnel : qui fait quoi ? comment ? quels usages ? quels sont les principaux logiciels utilisés par chacun ? Chaque professionnel de santé a ses habitudes de travail avec son logiciel métier.
- Vos conditions d’exercice : votre connexion internet est-elle de bonne qualité ? le débit est-il suffisant ? êtes-vous organisés en un seul site ou plusieurs sites ? voulez-vous que le serveur de données soit hébergé dans la structure ou par l’éditeur ?
- Quels sont les besoins de chacun vis-à-vis du SIP ?
- Quels sont les besoins de l’équipe ?
- Que souhaitez-vous partager ou non ?
- Comment allez-vous partager l’information ?
Etape n°3 : tenir compte des expériences des autres équipes de soins primaires
N’hésitez pas à échanger avec d’autres MSP, pour ainsi comprendre leur choix. Vous bénéficierez ainsi de leurs expériences et vous en tirerez certains enseignements.
Etape n°4 : rencontrer les éditeurs de logiciel potentiels
Pour cela, pensez à rédiger un cahier des charges regroupant les éléments issus des étapes précédentes (et notamment de l’état des lieux).
Identifiez les solutions logicielles labellisées.
Rencontrez les éditeurs proposant des logiciels qui pourraient vous convenir.
Ces rencontres vous permettront notamment :
- de poser toutes les questions que vous jugerez nécessaires,
- d’identifier les services proposés par l’éditeur
- de connaître ses évolutions potentielles
- d’identifier les conditions d’intervention en cas de problème
- de cerner les formations proposées
Etape n°5 : recueillir l’avis des professionnels de l’équipe et choisir
Etape n°6 : mettre en œuvre le SIP
Contractualisation avec l’éditeur : vérifiez que le contrat reprend bien les principaux services attendus.
Installation dans la MSP : planifiez, avec l’éditeur, un calendrier de mise en œuvre, et déployez par vagues successives (par professions, par exemple.
Formation des professionnels de santé à l’utilisation du logiciel.
Vous pouvez aussi contacter directement l’ASIP Santé à l’adresse suivante : labellisation.msp@sante.gouv.fr
Et après ?
Participez aux Groupes Utilisateurs de la FEMAS Hauts-de-France, afin de faire part de vos difficultés et de vos besoins. Nous essayons au maximum d’assurer la présence d’un représentant de l’éditeur concerné.